第一章  投标人须知

 

接受投标文件截止时间：2022年10月13日下午14:20时。投标文件于2022年10月13日下午14:00—14:20递交到深圳市第一职业技术学校福中路大门口值班室。其余时间不接受递交投标文件，也不接受邮寄快递投标文件。

特别声明：因防疫需要，本项目招标过程，投标人不予进入校园，不需参加开标。

 

 

 

投标文件初审表

 

 

 

 

 

第二章  招标项目基本情况及要求

 

一、项目概况

为推动档案工作规范化、制度化、科学化建设，全面提高学校档案管理水平，确保档案内容充实、齐全、完整，以更好地为学校工作服务，我校拟对历史档案整理与数字化技术服务进行招标，以提高档案管理工作的规范化水平，提升档案管理及利用效率。

二、本次招标服务分项

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、商务要求

   1、项目时间要求

（1）服务期限：本项目要求自合同签订之日起2个月内完成。 

（2）本项目长期服务类项目，第一年为本次招标的中标服务期限，招标人可根据项目需要和中标人的履约情况确定合同期限是否延长，但最长不超过三年。若主管部门认定异常情形，以主管部门意见为准。

2、服务地点：招标人指定地点。

3、付款方式：中标方给招标方开具正规税务发票，经招标方核对无误后，将款项转入中标方账户。

①合同签订后，招标方一星期内支付中标金额的50%费用给中标方；

②在项目验收完成后，经招标方阶段性验收合格的，招标方一次性付清全部余额给中标方。

4、投标报价

4.1、本项目服务费采用包干制，应包括服务成本、法定税费和企业的利润。由企业根据招标文件所提供的资料自行测算投标报价；一经中标，投标报价总价作为中标单位与采购单位签定的合同金额，合同期限内不做调整；

4.2、投标人应根据本企业的成本自行决定报价，但不得以低于其企业成本的报价投标；为保证工作质量，投标报价低于预算金额的70%，应作说明。

4.3、投标人的投标报价不得超过财政预算限额；

4.4、投标人的投标报价，应是本项目招标范围和招标文件及合同条款上所列的各项内容中所述的全部，不得以任何理由予以重复，并以投标人提出的综合单价或总价为依据；

4.5、除非通过修改招标文件予以更正，否则，投标人应毫无例外地按招标文件所列的清单中项目和数量填报综合单价和合价。投标人未填综合单价或合价的项目，在实施后，将不得以支付，并视作该项费用已包括在其它有价款的综合单价或合价内；

5、投标人投标所使用的资格、信誉、荣誉、业绩与企业认证必须为投标人所拥有。

6、投标人应仔细阅读招标文件的所有内容，按照招标文件的要求提交投标文件，并对所提供的全部资料的真实性承担法律责任。

7、投标人在投标活动中提供任何虚假材料，其投标无效，并报监管部门查处；中标后发现的，中标供应商须依照《中华人民共和国消费者权益保护法》第49条之规定,承担责任。

8、投标人不得期望通过索赔等方式获取补偿，否则，除可能遭到拒绝。各投标人在投标报价时，应充分考虑投标报价的风险。

9、项目验收要求

招标人组织验收小组对档案实体、影像、电子数据抽样甚至逐册检查，并签订项目验收报告作为档案整理完成的验收凭证。相关要求如下：

①验收标准：按照《广东省机关档案综合管理达标升级办法》、《深圳市档案案卷质量标准》、《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规范》《纸质档案数字化技术规范》及技术需求等文件标准。

②确保在整理与数字化过程中不对档案原件造成二次损伤。

③招标人对中标人上传后著录数据、影像进行抽检，抽检率为10%。需合格率需达100%；如未达到标准要求，中标人需无条件整改，招标人无需支付任何费用。

10、中标人需提供一年的质保服务。

        11、注意事项

①投标人若认为招标文件的技术要求或其他要求有倾向性或不公正性，可在招标答疑阶段提出，以维护招标行为的公平、公正。

②投标人使用的标准必须是档案主管部门的标准，如投标人使用的标准低于上述标准,评标委员会将有权不予接受，投标人必须列表将明显的差异详细说明。

③投标人所提交的投标文件对技术参数和各项要求的响应是列出具体内容。如果投标人只注明“符合”或“满足”，将被视为“不符合”，并可能严重影响评标结果。

 

 

 

 

四、项目服务技术要求

（一）项目服务技术需求

本项目旨在完成本校学生档案、教师档案、文书档案等档案及补充材料的收集、归档和规范化整理。具体包括：

1、档案的归档及规范化整理；

2、档案的著入和数据上传至档案综合管理系统；

3、已经归档审核的案卷、图纸进行扫描及修订、数据上传；

4、档案装订、上架和做好档案的存放检索工作；

5、其他档案耗材及设备

（二）项目服务技术及管理要求

 

档案整理工作主要内容要求

 

按照《归档文件整理规则》及相关归档行业规范进行整理，包括：拆卷修复、理顺序、分机构和保管期限、加盖归档章、打页码、装订并装盒、录入目录、贴背脊条和封面、卷内目录及案卷目录制作、入库上架等工作。主要内容如下：

1、拆卷修复：根据档案的实际情况，在不损伤原档案的原则下，对破损严重档案进行修复。

①　以尊重档案原状为前提，档案拆卷按照该案卷原卷文件目录进行拆分，拆卷时注意保护文件，在取钉、拆装订线时动作要轻，以免损坏文件，不能拆的文件(如书籍等)，尽量保持其原样。

②　破损严重档案，应用先进行技术修复，折皱不平的原件先进行相应处理(压平处理等)；对原件破损的档案，根据处理要求小心修补或粘贴；对于特殊纸张(如超薄纸张、宣纸、已破碎的文件)将根据档案馆要求进行必要的处理。

2、档案整理：严格按照《广东省机关档案综合管理达标升级办法》、《深圳市档案案卷质量标准》、《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规范》等文件标准进行整理、分类排列、信息录入、编码、装订、编目。在档案整理过程中，对档案破损情况的，须征求招标人同意后方可进行修复处理；对档案中缺少主要材料的，须及时告知采购单位；应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除；信息录入应按要求将现有的档案管理系统中，并对录入信息保证100%准确；档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊；

3、档案上架：招标人验收合格后，中标人负责按照归档上架顺序排序上架，并做好各类档案上架的数据统计工作和制作索引标签等工作；

4、档案移交：认真做好档案移交；保护移效档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密。

5、售后服务：提供1年7天x12小时热线服务（包括但不限于上门服务）

 

档案数字化工作主要内容要求

 

1、档案扫描：根据档案的纸张情况、幅面大小选择合适的扫描设备和扫描方式（平板或高速）对档案进行扫描。

a.   照片、文字档案一般采用300dpi、图件一般采用400dpi。当电子文件清晰度较差，可根据实际情况提高分辨率。

b.   扫描超A0图件（包括超长图件），一次不能完整扫描时，可分多次扫描，各扫描部分应保证有重合部分，以便拼接或使用，且重合部分应选择信息相对简单的部位。

c.   根据《纸质档案数字化技术规范》NA/T31-2005，对该数字化档案电子文件命名。命名原则为纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档案号为这份文件扫描后的图像文件命名，多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

2、影像处理：对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、更名、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整等处理。

1)   整饰后的电子文件应保证原件资料上的信息齐全和完整

a. 电子文件的图像应真实地记录原资料的信息；文字部分的各种字符，特别是重要的数字和符号应正确无误；图形部分，在1：1显示下的主要信息应清楚，重要的线段应连续可读。

b. 分页印制的图、表按要求不进行拼接时，应保证其上图名、图例或表（栏）头的完整性，不全的部分应补全。

2)   电子文件的图像应能满足阅读的要求

a. 电子文件应是信息垂直向上的正片图像，其显示方向应从上到下。

b. 电子文件的图像应端正，倾斜度不得大于0.3°。

c. 电子文件上的污迹不应影响阅读。

3)   整饰图像应尽可能整洁、美观要求

a. 整饰过的文字、数字、符号、线段在字号、字体、线型、颜色等属性上尽可能与原件保持一致。

b. 电子文件上下、左右各自留出适当、均匀的页边距。

c. 在不过度加重整饰工作量情况下，尽可能去除图像上的污迹如黑点、黑线、黑边及背透等，处理时遵循不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，兼顾保持图像整体清洁、美观。对图像上有较多的污迹（特别是复印件上），若整饰后影响图像的整体美观性和内容的可懂度，在去污时适当处理即可。

4)   修补页面边框时，修补部分尽量与其它部分色调一致。

5)   拼接后的图、文、表应符合纸质资料的原意。

a. 拼接后的电子文件不能缺失有用信息和产生多余信息。

b. 对同一张纸质资料分页扫描形成的多幅图像，一般应拼接，合并为一个完整的图像。

c. 有精度要求的图件，拼接后其拼接线与原件相比，中心线不得超过0.5mm；当因原件误差造成无法满足质量要求时，应尽量保证中心点（线）的精度要求。拼接后图件误差较大或因存储量过大无法实现浏览，则可不拼接，但多幅图件之间应保留适量的重合部分。

d. 采用拷贝图名、表名或表头的方式进行拼接时应保证各种线条的连续性。

3、影像检查：严格按照《纸质档案数字化技术规范》，对处理后的图像进行逐页检查，对检查不合格的图像返回重新制作

4、电子目录校核：参照原始档案，逐条对相应的电子目录进行检查，有错误的进行修正，不完整的补充完整。

5、图像挂接：将检查合格的图像导入、并与电子目录一一对应。

6、综合质检：对已挂接入库的数据进行全面质检，如：电子目录、图像数据、数据挂接的正确性、完整性进行检查，并填写质检报告。

7、档案数据备份：将质检合格的图像数据以件（档、宗）为单位，进行分盘，分盘完成后进行刻录并打印出盘目录贴在光盘表面。

8、售后服务：提供1年7天x12小时热线服务。

 

 

档案软件及其他档案耗材、设备清单

 

 

 

 

 

档案管理系统（单机版）技术升级要求

 

采购内容

档案管理系统单机版

全文检索

异质备份

批量挂接

 

建设目标

 

构建档案管理系统目的是实现数据集中存储和管理，实现档案信息资源共享，实现档案安全保护和综合开发利用。

建立文书、资料、基建、会计、设备、合同、声像、实物等档案库，有效组织条目信息、文本信息和图纸信息，做到电子文件和目录信息准确挂接。

实现档案从收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、移交、查阅、借阅、库房管理等全方位的高效管理。

实现电子文件批量挂接，电子文件全文检索，电子文件授权访问、电子文件借阅、电子文件异质备份等电子文件管理功能。

 

技术需求

（一）运行平台及系统部署

档案系统软件要求基于微软.Net Framework4.5开发，流程清晰，业务逻辑合理，界面直观兼容微软所有的操作系统平台；

系统要求必须采用纯B/S架构，以方便使用和系统的维护与升级，基于Dot Net架构开发，并符合最新标准要求；

档案系统软件基于三层架构开发，流程清晰，业务逻辑合理，界面直观兼容微软所有的操作系统平台；

（二）技术性

电子文件浏览统一采用PDF格式文件，系统提供Office文档、tif、tiff、jpg、jpeg、bmp、gif、png等多种格式转换成PDF格式的后台自动PDF转换服务。*

独立OCR识别引擎，提供后台自动OCR识别服务。*

要求具备独立引擎的全文检索技术，提供基于.NET技术的全文检索分词的自动建立 索引的功能，并支持结构化数据和非结构化数据的混合检索；*

要求支持WEB在线方式的档案扫描、图像处理、图像合并PDF、图像上传等功能。*

（三）安全性

采用不同手段，确保合法用户在授权范围之内访问与操作，杜绝非法访问与越权操作。

具有文档防扩散，支持动态水印，支持图片水印和文字水印，支持原文加密*。

具有四性检测功能，对档案元数据、电子文件等进行完整性、真实性检测。*

根据用户权限对每份文件进行查看、打印、下载等操作的控制。

用户打印报表、查看原文时，不能安装任何ActiveX控件，不能降低浏览器的安全级别，必须保持浏览器的基本防护，增强网络安全。

采用FTPS方式进行传输加密，防止被第三方篡改，使原文存储更加安全；

用户密码采用不同强度策略提高安全性；

任何系统错误均记录到日志文件，所有门类及业务操作均记录日志；

为确保数据安全，不仅要实现数据备份与恢复，还提供数据导入导出功能；

档案软件必须是稳定、可靠的标准产品，实施周期不超过10天；

（四）扩展性

档案软件具有强大的自定义功能，应包含门类、报表、界面、字典、分类、档号、业务流程等自定义；

为方便档案系统与智能密集架、温控设备、OA、业务数据系统集成，要求档案软件数据可方便导入XML、XLS等格式的文件；

（五）数据备份恢复

支持用户选择系统中的部分或全部目录及电子文件数据进行封装备份，可备份至光盘、硬动硬盘、网络硬盘等不同介质，支持XML备份目录及原文离线浏览。封装包必须符合国家最新要求。当服务器端中心机房发生事故导致数据丢失，可以从备份数据中进行恢复。*

系统支持借助第三方备份软件或其它备份机制进行实时的数据完整备份、增量备份及灾难恢复。

（六）数据及电子文件导入

支持EXCEL数据批量导入系统，支持EXCEL所有版本，2000汉字以上单元格字段、100万条以上大数据量记录的导入；*

支持电子文件批量挂接至档案系统的功能，挂接必须采用后台服务的方式自动导入，不需要人手干预，支持批量挂接前预挂接处理进行错误排查；*

原系统电子档案条目数据和原文信息批量导入档案管理系统。

总体需求

从档案工作的实际需要出发，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理，以及业务处理流程中的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等。全面符合档案管理国家标准和行业标准(DA)。

标准化、规范化管理

系统符合国际、国家档案法律和规范，以及用户的档案管理规范、和计算机技术的标准、规范。

业务管理

实现文件、文书、科技、工程、会计、声像、实物、人事、合同等各类别档案、资料的综合管理；

实现档案组卷、装盒、上架、调整等管理功能；

实现部门预立卷功能，按立卷规则自动组卷形成件号和档号，支持撤销组卷。

实现在线指导、在线移交、审核接收等；支持不合格数据驳回再移交。

实现虚拟库房管理，实现档案鉴定、统计、编研、发布、移交接收等功能。

电子文件管理

电子文件浏览、下载、打印的权限控制，实现电子文件权限范围内的浏览；

实现电子文件在线归档；

历史档案数字化后，电子文件扫描后批量挂接功能；

所有电子文件进行封包备份和脱机浏览功能，封装包格式必须是XML格式。

档案检索

门类检索可实现模糊检索、精确检索、组合条件检索等多种检索途径，允许用户自定义查询界面。门类检索提供档号、题名、文号三个字段的快速检索框。

所有的门类和字段的一键式检索，支持在结果中检索（进阶检索）,多关键词检索。

提供全文检索功能。

档案移交接收

提供离线接收、在线接收、接收审核等功能。

档案借阅

提供普通用户进行实体及电子文件借阅申请，提供向导式操作，支持工作流审批，层层审批通过后档案员再根据审批结果临时赋予查看电子档案的权限或进行实体借阅。

由档案员提供实体协查，支持借出登记、归还登记、催还、归还提醒等；

具有灵活的自定义功能

全面的自定义功能，应包含门类、报表、界面、字典、分类、档号、业务流程等自定义。

权限管理

不同档案类别可设定不同的用户来管理，同一类别也可按不同分类或密级进一步分配权限。不同机构或部门的用户可分别授权，可对总经理、各部门经理、兼职录入员、查询用户、系统管理员分别授权。

实现角色、组、用户管理，进行功能、数据控制。实现数据目录浏览、原文浏览、原文下载、原文打印等分级控制。

数据权限可精确到记录级，用户权限分配必须严谨且易用。

 

功能需求

收集

应实现收文、发文、内部文件的录入，文件处理，文件登记簿等报表打印；

实现资料的收集功能；

提供文书、会计、科技、声像、实物、人事、资料（参考资料、图书）等标准门类；

录入时，提供存加功能、件号自动加一、自动生成档号、自动生成字号功能；提供日期选择、录入项选择输入、录入项自动继承功能；提供必录项检查功能。

提供批量修改、批量替换、批量删除功能；

电子文件多文件上传功能；

报表

能按用户定义可生成卷内文件目录、案卷目录、分类目录专题目录、各种对照表等。

系统支持打印案卷目录、专题目录、案卷卷面、卷内文件目录各类报表等归档文件清单等。

系统除支持符合国家标准所规定的国标报表（档案登记帐、总目录、分类目录、案卷目录、卷内目录、著录卡片、封面、脊背签）外，还应提供用户自定义的各种固定报表，自由目录的打印。

所有的档案报表均可通过系统提供的报表设计工具自定义设计，设计工作简单、实用。

整理

文件归档功能将需归档文件归入对应的档案表，用户可设置文件表与档案表之间字段对应关系。

对保管期限和分类号进行批量鉴定。*

具有预立卷管理功能，用户自行定义立卷规则，自动生成件号和档号；支持一文一件及传统组卷的归档组卷方案。

对已完成组卷的数据，可进行撤销组卷。*

根据档案实际装盒情况，对档案进行手工盒号，批量录入盒号。*

支持件号顺序调整、案卷顺序调整、卷内顺序调整。

检索

支持门类数据按全宗、保管期限、年度等不同的字段序列进行分层显示。 

支持门类检索，允许用户自定义查询界面。支持精确检索、模糊检索、组合条件检索。

提供快速检索档号、题名、文号三个字段的快速检索框。*

支持所有的门类和字段的一键式检索，支持多关键词检索，支持在结果中检索。

支持原文名称查询、原文属性修改、批量删除原文、下载原文。*

*支持全文检索，采用中文分词技术，自动建立索引文件；支持在目录及全文信息中同时进行检索，提供一键式检索界面，提供查询的关键字在查询结果中标红，查询结果显示档号；可同时搜索档案、文件及资料并分别显示；支持显示结果分门类、年度、期限进行过滤显示；支持在结果中再次检索。

档案借阅

提供普通用户进行实体及电子文件借阅申请，提供向导式操作，支持工作流审批，层层审批通过后档案员再根据审批结果临时赋予查看电子档案的权限或进行实体借阅。

由档案员提供实体协查，支持借出登记、归还登记、催还、归还提醒等；

保管

支持对多个库房进行设置，每个库房可以同时含密集架及档案柜二种设备。*

设置库房温湿度标准，进行室内及室外温度和湿度的日登记，可生成年温湿度统计表。

支持库房管理员进行档案批量上架的操作，选择上架的库房位置，系统自动批量填写库房存放位置。支持同一库房位置的覆盖或追加。*

支持对已经上架的档案进行虚拟库房查询，提供图形方式及门类树型方式查询档案。*

鉴定

支持单卷、单件开放鉴定，也支持批量开放鉴定。*

支持自动提取超期未鉴定的档案；支持多层审批，审核人经过审核批准后，指定执行人进行销毁清册或修改保管期限继续保存。

在到期鉴定的基础上，用户可根据所列条件对被标识为销毁的电子文件进行销毁操作，原文件不作物理上删除，只是有关目录从电子文件目录表中移出到电子文件历史记录中，并打印销毁清单等。

支持档案管理员进行公开档案鉴定申请，可以逐层审批，登记领导审批意见。*

受控鉴定，对一些绝密或者比较敏感的文件做受控鉴定。此类文件不提供利用。

编研

提供对重要文件汇编、组织沿革、人事任免汇编、全宗指南、基础数字汇编、大事记等档案编研。可以新建和删除编研库，选择录入编研库的字段顺序和设置编研库排序。可自定义编研库分类。

统计

用户可自定义统计方案，支持用户分别按全宗、保管期限、归档年度、实体分类、密级、部门等统计条目数量或原文数量。统计结果包括数据表和图表，图表有饼状图、直方图等。

数据管理

四性检测功能，档案元数据完整性检测，检查档案元数据全宗号、保管期限、密级、成文日期等是否完整，检查原文文件是否完整，发文表单、正文、留痕稿、定稿等物理文件检测是否存在，收文收文表单、正文检测是否存在，检查电子文件是否真实。*

支持XLS、XML通用数据格式的目录导入或导出功能，实现数据资源的共享。*

支持操作日志查询功能，按日期、门类、操作模块、记录ID、档号等信息进行查询；操作日志不可删除；支持操作日志备份及设置；*

支持系统日志查询，用户、权限等所有系统操作可进行日志查询，系统日志不可删除，支持系统日志备份及设置；*

支持回收站功能，删除记录时，目录及原文被暂存在回收站内，可对回收站数据进行永久删除或恢复。

档案移交

在线接收或者离线接收电子数据和实体数据，并能够根据接收的情况自动进行各种数据的统计和管理。填写移交表进行移交登记。

系统设置

基本设置

提供原文FTP方式存储、邮件配置、消息服务设置。

提供任意字符、最小长度8位、最小长度8位且必须由字母数字和特殊字符组成三种密码规则设置；

提供记录列表中显示原文缩略图，用户可指定需要显示的门类。*

原文动态显示水印，水印可添加二个图像水印、一个文字水印，可指定水印显示的绝对位置或相对位置，水印的旋转角度。*

用户IP监控，可以查看在线用户信息，可以选择终止管理员认为的非法登录。*

2）机构、角色、用户及权限设置

系统要求具有严格的权限管理机制，可定义组织机构（部门），角色（组）、用户。一个角色可以有多个用户，一个用户又可以拥有多个角色。用户可单独设置用户的功能及数据权限，用户可以继承所属角色权限。

角色可以定义模块及功能权限。功能包括查询、添加、删除、批量删除等。

可按照档案门类、实体分类、密级、期限、部门等条件进行权限的控制；*

目录数据可控制操作和查询的权限，原文可控制查看、下载、打印的权限；*

3）门类、字段属性、界面自定义

支持门类导入（新建）、移动，删除、编辑名称、定制、导出；

支持增加删除著录项、修改已有著录项类型、字段属性等门类定制；

导出门类模版包含该门类表、表字段、字段属性、报表、卡片著录界面、显示列表界面；

新建门类可选择继承系统门类模版或用户自定义门类模版；用户将自定义后的门类导出，生成用户自定义门类模版。*

设置字段可空、可重复、自动加工、值继承、目录序列、查询字段、可权限控制、可发布等字段属性，自定义数据生成规则；*

支持定义列表浏览界面；定义录入卡片界面。

提供用户级的显示列表；提供用户级的目录序列；*

4）销毁鉴定、开放鉴定、实体及电子文件对外借阅需支持审批工作流自定义；*

5）支持全宗号、实体分类、辅助字典、档案格式自定义

支持多全宗号管理。

实体分类可不限层次自定义，提供分类模版，提供关键词及归档范围自定义，不同全宗可以独立设定实体分类，可将某一全宗的实体分类、归档范围、关键词同时导出成EXCEL表，复制分类功能可将某一全宗的实体分类方案复制到另一个全宗。*

支持保管期限、密级、部门、民族等数据字典管理功能，可设置默认字典值。每个全宗可有独立的辅助字典，字典可从其它全宗导入。

不同档案门类、不同全宗，可设置不同的档号格式，重整档号功能，现有档号可按调整后档号格式重新生成新的档号。

不同全宗单位很可能实体分类、档案格式、辅助字典会存在差异，系统要支持不同全宗可以独立设定实体分类、档号格式、辅助字典。*

 

 

承诺及售后服务

 

u  档案管理系统参数及配置、承诺提供原厂证明文件及独立知识产权证明文件；

u  提供原厂商1年7天x12小时热线服务。

 

 

（三）项目实施要求

中标方应结合招标方的档案管理制度，制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理、电子化、数字化等的管理规定、操作流程及项目跟踪管理的实施细则，详尽列出所需完成的工作内容以及各个阶段的时间表；投标人需说明项目人员组织和投入情况，项目管理制度；以确保档案整理质量达到品质要求、档案材料安全和项目任务的完成。

（四）档案技术服务规范性、安全保密要求

档案的整理技术服务，要求安全、保密、规范。中标人需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与招标人签订保密承诺书，且中标人必须根据招标人要求，配合做好对项目团队进行审查。

1.         规范性：在招标人提供整理环境中，中标人必须有严格的操作规范流程；在档案的清理、整理、加工过程中，必须严格遵守招标人的相关档案管理制度；在档案的整理的各个环节均应进行详细的登记，经过整理的档案，保证分类清晰，条目准确，符合档案规范要求。

2.         严格按照《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）文件要求执行，遵守国家安全保密的法律法规，牢固树立档案信息安全保密观念，服从招标人的安全保密管理，建立安全保密管理制度，确定专人负责工作场所的安全保密工作。

3.         做好借出、归还档案登记，妥善保管、爱护档案。

4.         档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，应停止数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门；

5.         工作场所不得带进带出光盘、U盘等可移动存储介质，因工作需要确需带进的计算机工具类、应用软件及可移动存储介质，须请示安全保密管理员并征得同意。

6.         工作场所不得带入摄影、照相设备，不得使用有摄像、照相功能的手机对档案摄像和拍照。严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场；

7.         档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段和专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置和端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置和端口要定期进行检查；

8.         工作场所必须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测；

9.         中标人完成本项目时，其为本项目开展提供的设备应由招标人进行安全处理（如对硬盘数据的处理等）完后，再由招标人归还中标人。

10.     中标人由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。

（五）其他事项

1、中标方在本合同生效起7个工作日内入场。并在合同的有效期内委派专业技术人员在招标方的工作现场进行作业；中标方在实施工作中，应确保档案质量和采购方档案的安全保密。中标方未能按时完成工作量、有档案遗失、污损、泄密、错漏等应赔偿招标方。

2、招标方有权自行或委托第三方随时检查中标方产品质量，监督中标方按质量提供服务。若中标方整理装订质量达不到招标方要求，在招标方书面通知中标方整改后，中标方还无明显改善，招标方有权单方面立即终止合同。中标方如需终止合同，应提前三个月通知招标方，如未提前三个月通知，招标方有权要求中标方赔偿。

3、中标方应按时保质保量地完成对招标方档案服务等工作。

4、中标方应当保证采购方档案资料的安全、完整和保密，不得摄制、翻印、复制或以任何方式对外透露或公布采购方的档案内容。因中标方的过错造成采购方档案的损坏、丢失或内容的泄露，招标方有权要求中标方赔偿，并按《档案法》和《保密法》及其它有关法律要求承担相应法律责任。

5、投标人负责本项目的人员必须遵守采购人各项管理制度，如有违反，招标人可要求投标人更换违纪人员，投标人不得对此提出异议。

6、投标人从事本项目的工作人员须持有档案上岗资质证书和签订保密协议。

7、项目履责要求

为保证供货渠道的合法性及质量，本项目招标技术要求软、硬件产品，包括档案管理系统、服务器、扫描仪，如为投标人自有，必需提供针对本项目的售后服务承诺书或服务承诺书；非投标人自有，必须提供全部满足本招标技术规格的点对点应答表，并提供原厂商针对本项目的售后服务承诺书及原设备生产厂商授权书复印件；中标签约验证原件，无法提供原件视为提供虚假材料处理。

8、售后服务响应：

（1）在项目验收合格后，要求提供不少于1年的电话和现场服务支持，达到现场响应时间不得超过24小时；

（2）其他在合同中约定的售后服务（包括无偿数据转存及迁移服务）。

五、有关要求

（一）投标书要求

投标方在投标之前必须认真阅读本招标书所有内容，投标方因未能遵循此要求而造成的对本招标书要求投标方所提供的任何资料、信息、数据的遗漏或任何非针对招标书要求项目的报价均须自担风险并承担可能导致其标书被招标废弃的后果。

（二）投标书格式

（见第六章  投标文件的格式、附件）

其中营业执照等与投标方自身相关的材料均须提交复印件（盖章）；

投标时请注明项目名称并将所有提交资料(1正2副，共3份）装入同一档案袋盖章并密封好；

投标方联系人及联系电话；

以上材料须使用中文，并保证内容的真实性、准确，所有材料须加盖法人单位公章。

 

第三章 合同主要条款

以双方签订的合同为准

 

第四章  评标方法和评分表

一、评标方法及推荐中标候选人

1.采用综合评分法；

2.推荐中标候选人；

3.满足符合性要求的投标人不足3家，则重新招标。

评标结果按评审后得分由高到低顺序排列。得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。得分且投标报价相同的并列。投标文件满足招标文件全部实质性要求，且按照评审因素的量化指标评审得分最高的投标人为排名第一的中标候选人

二、评标价格说明

      价格分计算方法：

价格分＝(最低报价/投标报价)╳20

三、综合评分法评分因素和权重分值表

序号	评分项					权重
一	价格部分					20
二	技术部分					40
	序号	评分因素		权重	评分方式	评分准则
	1	项目实施整体设想和规划		20	专家打分	对项目的整体设想、规划、解决方案等。优秀的得18-20分；良好的得15-18分；一般的得10-15分；评价为差不得分。
	2	运作方案和管理制度		10	专家打分	对项目管理机构图、工作职能组织运行图，项目经理的管理职责、内部管理的职责分工、日常管理制度和考核办法等。优秀的得10分；良好的得7-5分；一般的得4-2分；差的得0分。
	3	保密控制与制度		5	专家打分	项目实施中保密方案的完整性、合理性、制度完善性。应包含完善可行的保密方案、措施、规章制度，突发事件处置方案等。优秀的得4-5分；良好的得2-4分；一般的得1-2分；差的得0分。
	4	服务技术响应（包括售后服务）		5	专家打分	根据招标文件的需求和投标文件响应情况进行横向比较，分档评分：评价为优得5分；评价为良得3-4分；评价为中得1-2分；评价为差不得分。
三	综合实力部分					40
	序号		评分因素	权重	专家打分	评分准则
	1		人员配置情况	24	专家打分	拟派至项目工作人员不少于6人得满分， 5人得15分，4人得10分，少于4人不得分。 工作人员相关要求：需具有档案整理工作经验。
	2		硬件设备配置	3	专家打分	A4、A3、A0扫描仪各具有一台的得基础2分，每增加1台A4和A4扫描仪的加0.5分，增加1台A0扫描仪的加0.5分,此项满分3分。A0、A3、A4种类不完整此大项得0分
	3		业绩情况	4	专家打分	2018年至今具有同类业绩的每个得2分，最高得4分。提供完整服务合同扫描件（不全不得分，原件备查）
	4		投标文件的 规范性	2	专家打分	投标文件制作规范，没有细微偏差情形的得2分；有一项细微偏差扣1分，直至该项分值扣完为止。
	5		服务网点	2	专家打分	深圳企业或非深圳企业，但在深圳市有合法注册的分公司或办事处等机构的，得满分（须在投标文件中就设立的机构类型进行说明，并提供机构营业执照扫描件，原件备查）；否则不得分。
	6		诚信评价	5	专家打分	根据《深圳市财政委员会关于加强招投标评审环节诚信管理的通知》（深财购﹝2013﹞27号）的要求，投标人在参与政府采购活动中存在诚信相关问题且在主管部门相关处理措施实施期限内的，本项不得分，否则得满分。 须提供《诚信承诺函》，如若投标人承诺与实际情况不相符，将按照虚假投标的情况报相关主管部门处理，承诺函应按招标文件格式填写原件加盖投标人公章。

 

 

 

第五章 投标人的资质要求

 

一、合法经营范围

投标人必须是在中华人民共和国境内注册并合法运作的独立法人机构，具有合法经营范围，须提供工商行政管理部门颁发的《营业执照》副本复印件，加盖公章；

二、备案回执

投标人须在深圳市档案行业部门登记备案；须提供深圳市档案学会颁发的备案回执；

三、其他要求

本项目不接受联合体投标。

 

 

 

第六章  投标文件的格式、附件

 

一、密封袋封条格式

 

 

投标文件/开标一览表

 

 

 

项目名称：深圳市第一职业技术学校综合档案服务项目                                                      

项目编号：DYZX-2022-DA001                                                           

投标单位：                                     （加盖公章）

单位地址：                                                      

法定代表人/被授权人：                                           

联系电话：                                                       

【    年  月  日  时  分之前不得启封。】

备注：本封条应粘贴在投标文件/开标一览表的密封袋封面。

 

二、开标一览表

                  单位： 人民币 元

 

注：1、价格应按“招标文件”中规定的货币单位填写。

2、投标人如果需要对报价或其它内容加以说明，可在备注栏填写。

3、开标一览表和投标文件（含正本和副本）应分开独立密封包装。开标一览表未按规定密封、签字、盖章将导致废标。

4、若开标一览表中大写金额和小写金额不一致的，以大写金额为准。

 

 

 

 

 

法定代表人或被授权人签名：

 

            投标单位公章：

 

        日   期：

 

 

 

三、投标文件目录及格式文件附件

 

（一）声明及承诺函

（二）法定代表人资格证明书

（三）法定代表人授权书

（四）项目详细报价清单

（五）营业执照及资质证明文件

（六）投标人情况介绍

（七）本项目拟投入人员及设备设施配置情况表

（八）项目实施方案

（九）服务网点介绍

（十）项目重点难点分析应对措施及相关的合理化建议

（十一）环保执行情况

（十二）质量（完成时间、安全）保障措施

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

（一）声明及承诺函

声   明

 

深圳市第一职业技术学校                    

本公司就参加贵校综合档案整理及数字化服务项目投标工作，做出郑重声明：

1．我公司已完全理解该项目招标公告所列明的全部条件，亦保证我公司完全符合本项目的投标条件。

2．我公司严格按照贵方提供的标书样本填写和提交相关内容，保证所提交的投标资料全部真实有效，并愿意向贵方及采购单位提供任何与本项目有关的数据、情况和技术资料。

3．保证遵守招标文件的规定，放弃提出对招标文件误解的权利。

以上声明若有违反，一经查实，本人和本公司愿意接受有关部门的相应处罚，并愿意承担由此带来的法律后果。

 

声明企业（公章）：

声明人（法定代表人）签字：

声明人（法定代表人授权委托人）签字：

年   月   日        

 

承诺函

 

致：深圳市第一职业技术学校

 

我公司承诺，对本招标项目所提供的货物、工程或服务未侵犯知识产权。我公司已清楚，提供虚假承诺或者被有关单位确认为侵犯知识产权的，三年内不得参加政府采购活动。

我公司承诺，若投标文件实质内容与事实不符的，按《中华人民共和国政府采购法》第七十七条“（一）提供虚假材料谋取中标、成交的”追究责任，一年内不得参加政府采购活动。”

                

    公司名称(公章)：

                                                  年     月     日

 

投标人诚信承诺函

 

致：深圳市第一职业技术学校

我公司承诺在政府采购招标投标活动中，不存在以下情形：

（一）被纪检监察部门立案调查，违法违规事实成立的；

（二）未按本条例规定签订、履行采购合同，造成严重后果的；

（三）隐瞒真实情况，提供虚假资料的；

（四）以非法手段排斥其他供应商参与竞争的；

（五）与其他采购参加人串通投标的；

（六）在采购活动中应当回避而未回避的；

（七）恶意投诉的；

（八）向采购项目相关人行贿或者提供其他不当利益的；

（九）阻碍、抗拒主管部门监督检查的；

（十）履约检查不合格或者评价为差的；

（十一）主管部门认定的其他情形。

如我司存在以上情形，被有关主管部门按照《深圳经济特区政府采购条例》第57条处罚、或者上述行为超出法定追诉时效未被追诉、或者上述情节轻微未给予禁止参加政府采购的行政处罚，我司自愿承担虚假应标以及其他一切不利的法律后果。

特此承诺。

 

 

 

                               投标人名称：                  （公章）

           投标代表签名：

                  日期：    年   月  日

 

（二）法定代表人资格证明书

 

单位名称：                                                    

地    址：                                                

姓名：           性别：      年龄：      职务：    

       系           的法定代表人。为维护的项目，签署上述项目的投标文件、进行合同投标、签署合同和处理与之有关的一切事务。

特此证明

 

供应商（盖章）：

日  期：       年    月   日

 

说明：

1. 本证明书要求投标人提供加盖公章后的原件方为有效。

2. 须提供法定代表人的身份证复印件（附后）。

 

 

（三）法定代表人授权书

 

致深圳市第一职业技术学校：

 

     （投标人全称）      法定代表人  （姓名、职务）              授权   （被授权代表姓名、职务）              为本公司合法代理人，参加贵招标代理公司组织的   (项目名称)（项目编号）                       项目的招标投标活动，代表本公司处理招标投标活动中的一切事宜。包括但不限于：投标、参与开标、谈判、签约等。投标人代表在投标过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，本公司均予以认可并对此承担责任。投标人代表无转委权。特此授权。

     本授权书于       年   月    日签字生效,特此声明。

 

被授权人：                     职务：                 

联系电话：                     手机：                 

身份证号码：                                          

投标人（盖章）：                                       

法定代表人（签名）：                                    

被授权人（签名）：                                     

 

说明：

1.本授权委托书要求投标人提供有代理人签字、法定代表人的签字（或盖私章）和加盖公章后的原件方为有效；

2.提供代理人的身份证复印件（附后）。

 

（四）项目详细报价清单

 

投标单位：                   招标编号：              

报价单位：人民币

序号	项目名称	数量	单价	金额	备注
1
2
3
4
5
6
合计：￥				大写：

备注：

1)   此表可延长（格式可自定）；

2)   所有价格应按"竞价采购文件"中规定的货币单位填写；

3)   投标总价应为以上各分项价格之和；

4)  投标人若有补充项，可在以上表格上扩充。

投标人（公章）：

法定代表人（法定授权代表人）签名：

日期：

 

 

 

（五）营业执照及其他资质证明文件

（格式自定）

 

 

（六）投标人情况介绍

 

1、投标人情况一览表

投标单位：                招标编号：DYZX-2022-DA001  

 

序号	项  目	内容及说明	备注
一	营业执照/事业单位法人证明		提供复印件（加盖公章）
	1.注册年度及注册编号
	2.注册资金（万元）：
	3.经营场所：
	4.有效期：
二	税务登记证		提供复印件（加盖公章），如无单独的税务登记证，则以营业执照副本上的税务登记信息为准。
	1.税务登记证编号：
三	其他资格（质）证书	（可按表格格式扩展）	提供复印件（加盖公章）
	1.证书名称
	2.批准单位
	3.等级
	4.批准时间及编号
	5.有效期
四	其他	投标人认为需补充的其他说明
	1.……

    注：在按要求填写好此表格后，各投标单位可以用其它的方式，就公司整体情况作出详细的介绍（可以提供相应文字、照片等）。

 

 

 2、投标人近三年完成的类似项目业绩表

 

投标单位：                  招标编号：DYZX-2022-DA001

 

序号	用户名称	合同内容	合同时间	档案类型	备注

 

投标人名称：        （盖章）

法定代表人或授权代表（签字）：

投标日期:

 

（七）本项目拟投入人员及设备设施配置情况表

 

1、拟投入本项目人员配置情况表

 

投标单位：                              招标编号：DYZX-2022-DA001  

 

 

投标人名称：        （盖章）

法定代表人或授权代表（签字）：

投标日期:

 

备注：

a.         上述所报内容真实，否则按有关规定接受处理。

b.         按配备表顺序附班子成员身份证、学历/职称、常住地。

c.          项目管理班子机构处置、职责分工等情况另附资料说明。

 

 

2 拟投入本项目设备设施配置情况表

 

(根据招标需求及项目实际情况调整内容，格式自定）

 

 

（八）项目实施方案

(根据招标需求及项目实际情况调整内容，格式自定）

 

 

（九）服务网点介绍

（格式自定）

 

 

（十）项目重点难点分析、应对措施及相关的合理化建议

(格式自定）

 

（十一）环保执行情况

(格式自定）

 

（十二）质量（完成时间、安全）保障措施

(格式自定）

 

综合档案服务项目招标文件（10.09）.doc